Exposições Virtuais do Arquivo Central

A 19º Semana de Ensino, Pesquisa, Extensão e Inovação (SEPEX) e a 19ª Semana Nacional de Ciência e Tecnologia (SNCT) têm como tema “Bicentenário da Independência: 200 anos de ciência, tecnologia e inovação no Brasil” e propõem refletir acerca do desenvolvimento da ciência e tecnologia no país nestes dois séculos. Nessa perspectiva, a Coordenadoria do Arquivo Central (CARC/PROAD) oferece à sociedade exposição intitulada “Transformação tecnológica: produção e armazenamento de documentos na Universidade Federal de Santa Catarina”, que apresenta uma linha temporal com os principais avanços tecnológicos na UFSC ao longo de seus 62 anos de atividades.

Réplica de mesa com mobiliário e equipamentos usados na Universidade nas décadas de 1980 e 1990

Estão sendo expostos equipamentos usados na produção e reprodução de documentos e suportes utilizados para a guarda de informações que em algum momento integraram o patrimônio da Universidade, e que, com o tempo,tornaram-se inservíveis ou obsoletos para estes fins. A mostra tem o objetivo de promover a conexão entre o analógico e o digital, o contemporâneo e o antigo, o atual e o obsoleto. Deste modo, espera-se suscitar reflexões sobre a memória de um passado recente, que para muitos é desconhecido; bem como sobre as rupturas e permanências do passado no presente.

Réplica de mesa com mobiliário e equipamentos usados na Universidade nas décadas de 1990 e 2000

As transformações tecnológicas apresentadas estão diretamente relacionadas às atividades administrativas e acadêmicas do Arquivo Central e dos Serviços que compõem a CARC – Serviço de Comunicação e Expedição (SCE), Serviço de Digitalização e Microfilmagem de Documentos (SDMD) e Serviço de Protocolo Geral (PROGER) – no que tange à gestão da produção documental, como também remetem à dinâmica das atividades universitárias em cada década.
A exposição conta ainda com espaço de interatividade que imita uma estação de trabalho antiga, para que visitantes possam ter a experiência lúdica de se sentir nos primeiros anos de funcionamento da UFSC; além de projeção de conteúdo audiovisual relativo ao uso dos equipamentos e suportes expostos.

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O mês de outubro do ano de 2010 marca o início de uma mudança na dinâmica das rotinas administrativas da Universidade Federal de Santa Catarina como também na sua relação com o meio ambiente. Nesta data teve início o projeto UFSC sem Papel, cujo objetivo era bastante ambicioso: informatizar os processos e correspondências da instituição e promover a extinção do papel nas práticas administrativas da universidade. Outras questões além do impacto ambiental também estimulavam a adoção do meio eletrônico para os processos: a busca pela agilidade e transparência de sistemas que poderiam, ao mesmo tempo, integrar a universidade e permitir que os interessados pudessem acompanhar toda a movimentação de um processo de maneira clara e transparente. A implementação deste projeto passou pela adoção do Sistema Digital de Gestão Integrada, posteriormente chamado de Sistemas de Gestão de Processos Administrativos (SPA).

O início do projeto encontrou dificuldades, uma vez que o uso do papel estava consolidado na rotina dos servidores. Havia também problemas de ordem técnica, como o custo de novos equipamentos e programas, assim como os custos de se converter registros em papel em arquivo eletrônicos. Também foi necessário um processo de sensibilização dos servidores da Universidade. Não obstante, a implantação do Sistema de Processos Administrativos iniciou processo de transição para a gestão eletrônica de documentos, com a produção ocorrendo num primeiro momento de modo híbrido (físico e eletrônico).

Atualmente, quase todos os documentos administrativos da Universidade são produzidos em meio digital, uma realidade preconizada pela PN 395/2021 e impulsionada pelo isolamento social em função da Pandemia de Covid-19. Acresce ainda que o uso da certificação digital na UFSC foi instituído em setembro de 2019, pela Portaria Normativa 276/2019/GR; e que no ano seguinte a UFSC tornou-se desenvolvedora da tecnologia do diploma digital para a graduação, que deverá ser implementada em outras IFES. Um inequívoco compromisso da UFSC com a eficiência, sustentabilidade e a transformação digital no âmbito da Universidade.

O microfilme tem como principal objetivo minimizar a quantidade de documentos existentes, com a redução de espaço físico e de peso, e a preservação dos documentos de valor permanente evitando manuseio dos originais e a racionalizando da gestão documental. É amparado legalmente no Brasil pela Lei N° 5.433, de 8 de maio de 1968 e pelo Decreto N° 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
Na Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) o Serviço de Microfilmagem foi criado em 1977, pela Assessoria para Assuntos de Modernização Administrativa, vinculado à Coordenadoria de Planejamento da Pró-reitoria de Administração. Foi a primeira universidade federal a implantar um sistema de microfilmagem, que tinha como principais atribuições a implantação do sistema nas diversas unidades administrativas, acadêmicas e áreas de pesquisa que envolvem a UFSC, e a manutenção dos arquivos através da inserção de novas informações e conjuntos documentais. O processo de microfilmar documentos foi iniciado em janeiro de 1978 com a documentação dos seguintes setores: Departamento de Contabilidade e Finanças, Departamento Pessoal e Departamento de Assuntos Estudantis.
Posteriormente adentrou na área da pesquisa atendendo à Biblioteca Universitária, Curso de Pós-graduação em História e adesão ao Plano Nacional de Microfilmagem de Periódicos Brasileiros, por meio de convênio com a Fundação Casa Rui Barbosa e Biblioteca Nacional. Em 1981, através da Portaria Nº 567/GR/81 foi transformada em Divisão de Microfilmagem, vinculada ao Departamento de Serviços Gerais. Em 1992 foi inaugurada uma instalação própria para abrigar o serviço, reunindo laboratório, sala de preparação, operação e arquivo de segurança em um lugar só.
O processo de microfilmagem foi realizado na UFSC até o ano de 2006, quando seu laboratório foi desativado e o setor passou a realizar a digitalização do acervo documental da universidade. Atualmente os documentos no suporte microfilme estão armazenados no Serviço de Digitalização e Microfilmagem de Documentos (SDMD), vinculado a Coordenadoria do Arquivo Central (CARC/PROAD/UFSC). São aproximadamente 3.150 rolos de microfilmes, de 16mm, que compõe o acervo. Cada rolo com aproximadamente 2.500 imagens, ou fotogramas.

Nos dias em que a exposição física permaneceu aberta à visitação, os visitantes puderam responder à pergunta: “Daqui a 200 anos, como estaremos produzindo e armazenando informações?” 

Entre as respostas fornecidas, 38% fizeram alguma referência à produção e armazenamento de informações por meio de mecanismos orgânicos, compreendendo o fator fisiológico humano. 23% mencionaram a implantação de um chip que auxilie no processo. 14% acreditam que a informação produzida ainda será codificada em dígitos binários; e 4% em alguma variação de caligrafia. 19% das respostas apostam na transmissão via pensamento.

Em relação ao armazenamento, 28% acreditam que em 200 anos estaremos guardando a informação em papel, na nuvem ou em servidores altamente confiáveis. Já para 19%, o armazenamento se dará sem a necessidade de qualquer suporte físico. 9,5% fizeram alusão à transmissão de informação em dimensões interplanetárias. Um visitante preferiu responder à pergunta com o símbolo do botão de ligar/desligar.

A equipe do Arquivo Central elaborou a nuvem de palavras ao lado para representar visualmente a frequência das palavras-chave mais presentes nas respostas.

Agradecemos a todos os visitantes que participaram da dinâmica!  

Exposição: Transformação tecnológica: produção e armazenamento de documentos na Universidade Federal de Santa Catarina
Local: Arquivo Central | https://exposicoesvirtuais.paginas.ufsc.br/
Data: de 07 a 11 de novembro de 2022

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA
Reitor da Universidade Federal de Santa Catarina
Irineu Manoel de Souza

Pró-Reitor de Administração
Vilmar Michereff Junior

Coordenadora do Arquivo Central
Ana Paula Alves Soares

Participantes
Ana Paula Alves Soares
Bianca Ferreira Hernandez
Cristiano Cavalheiro Lutz
Iuri Ianiski de Moura
Jeovana Diomar Pinheiro Januário
Lucas Coelho Siqueira
Luize Daiane dos Santos Ziegelmann
Marcos José Elias
Nicolas Rufino dos Santos

Agradecimentos
Departamento de Gestão Patrimonial (DGP/PROAD)
Agência de Comunicação (AGECOM/UFSC)